Welke informatie moet er op een factuur staan?

Zorg ervoor dat uw factuur duidelijk is

Het belangrijkste is dat u een duidelijke factuur stuurt. Maak het voor uw klant gemakkelijk om te zien van wie de factuur afkomstig is en waarop ze betrekking heeft. Hoe eenvoudiger het voor de klant is om te betalen, hoe sneller u uw geld krijgt. 

Vergeet dus niet te vermelden waarop de factuur betrekking heeft en voor welke periode ze is opgesteld. Een factuur zonder duidelijke vermelding wordt vaak teruggestuurd of pas later verwerkt. Als u tarieven op uurbasis rekent, vermeld dan waarop die uren betrekking hebben, net alsof u goederen zou verkopen. Voeg indien nodig eventueel een bijlage bij.

Uw facturen moeten uiteraard voldoen aan de overeengekomen voorwaarden over betalingstermijn, verwijlinteresten, herinneringen, enz.

Sommige bedrijven vragen een offerte. Op basis van uw offerte stellen ze vervolgens een aankooporder op. Let er dus op dat u niet al te veel afwijkt van uw opgestelde offerte, tenzij er in de tussentijd veel is veranderd. In dat geval neemt u best contact op met het bedrijf vóór u uw factuur opstelt.

Aankooporders

Bedrijven die offertes vragen, sturen vaak een aankooporder (purchase order of PO). Als uw klant een PO opstuurt, dan kunt u die best volgen. Neem op uw factuur dus de informatie over uit de PO, zoals:

• PO-nummer

• Het juiste facturatieadres

• Betalingstermijn / deadline

• Referentie of aankoopverantwoordelijke van de klant

Als u de informatie uit de PO niet overneemt, wordt uw factuur wellicht niet aanvaard in het systeem van uw klant. En dan kan het lang duren vooraleer u wordt betaald.

Facturatiechecklist: de belangrijkste informatie die op uw factuur moet staan

• Informatie over de klant: klantnummer / adres van de ontvanger / organisatie van de ontvanger
• Eventueel het PO-nummer
• Factuurnummer
• Factuurdatum (de datum waarop u de factuur opstelt)
• Vervaldatum – verschillende facturatieprogramma's hanteren standaard een termijn van 14 of 30 dagen, maar u kunt een kortere betalingstermijn instellen als u dat met uw klant hebt afgesproken
• Informatie over de verkochte goederen of diensten
• Btw-bedrag en btw-tarief
• Rekeningnummer waarop de factuur moet worden betaald en alle betalingsinformatie die uw klant nodig heeft
• Contactgegevens van uw financiële afdeling als de klant vragen heeft over de factuur
• Informatie over de voorwaarden die gelden als de factuur op de vervaldatum nog niet is betaald

Uw factuur is documentatie als de klant niet betaalt en het dossier ter incasso wordt overgemaakt. Stel een kredietbeleid (link) op, zodat iedereen in uw bedrijf op de hoogte is van uw systeem en uw vereisten voor de facturatie aan klanten en voor creditchecks van klanten.

Hebt u moeite met laattijdige betalingen of wanbetalers? Wij kunnen u helpen.

Intrum helpt zijn opdrachtgevers al jaren om voor hun producten en diensten te worden betaald. Een goede routine, gebruikmaken van kredietinformatie en een stipte opvolging bij niet-betaling helpen uw bedrijf om een goede kaspositie in stand te houden. Als u moeite hebt met laattijdige betalingen, hebben wij diensten om u te helpen.