En toen was thuiswerken de norm
De persconferentie van 12 maart 2020 staat veel Nederlanders nog scherp op het netvlies. Minister-president Rutte en voormalig minister Bruins lichtten tijdens een live uitzending diverse maatregelen toe die vanaf dat moment zouden gelden. Op 23 maart volgden daaropvolgend nog een serie aanvullende maatregelen. De maatregelen van dat moment zijn inmiddels afgezwakt, maar de strijd tegen corona duurt voort. Thuiswerken is daarbij de norm gebleven. Dit brengt uitdagingen met zich mee voor werkgevers, werknemers en de dagelijkse bedrijfsactiviteiten. Marike Nederveen, director HR van Intrum, vertelt over de uitdagingen waarvoor zij en haar team kwamen te staan, het bieden van ondersteuning en het waarborgen van de dienstverlening aan de opdrachtgevers en klanten van Intrum.
Voor welke uitdagingen kwam Intrum op dat moment te staan?
Van het ene op het andere moment moesten onze medewerkers vanuit huis gaan werken. Een groot deel van de medewerkers was hieraan niet gewend. Ook moest er logistiek nog een en ander in orde worden gemaakt om dit voor iedereen goed mogelijk te maken. Gelukkig waren alle medewerkers al voorzien van een laptop en konden de betreffende internetaansluitingen en VPN-verbindingen met spoed worden geregeld.
Wat heeft de HR afdeling in de eerste maanden van het thuiswerken ondernomen voor de medewerkers?
We hebben direct na de persconferentie van Minister-President Rutte op 12 maart 2020 actie ondernomen en de dagen erna alle medewerkers geïnformeerd over de gevolgen voor Intrum en haar medewerkers. Zodra aan de maatregelen het verzoek om thuis te werken werd toegevoegd, heeft Intrum ook dit advies van het kabinet en het RIVM direct toegepast en de medewerkers verzocht om, indien dat mogelijk was, thuis te werken. Verder hebben we de medewerkers op regelmatige basis op de hoogte gebracht van de ontwikkelingen intern en extern en hen af en toe via de post met een kaartje of klein cadeautje laten merken dat we aan ze dachten. We merkten dat persoonlijke aandacht zeer werd gewaardeerd en kregen iedere keer ook warme reacties van medewerkers terug.
Welke impact heeft de coronacrisis volgens jou op het dagelijkse werk van alle medewerkers?
De impact van de coronacrisis verschilt per medewerker. Er zijn medewerkers die graag thuis werken en voor wie daardoor een betere work-life balance ontstaat. Veel medewerkers missen echter de sociale contacten met hun collega’s en zouden graag de mogelijkheid hebben om weer naar kantoor te mogen afreizen.
Hoe waarborgen wij de productiviteit en bereikbaarheid voor onze klanten en opdrachtgevers?
Gebleken is dat het ook lukt om op afstand goed met elkaar samen te werken. Door middel van moderne technologieën kunnen wij onze medewerkers (real time) monitoren. We hebben hierdoor bijvoorbeeld inzicht in het aantal inkomende en uitgaande telefoongesprekken en de productiviteit van onze medewerkers. Daarbij is het als gevolg van dit inzicht mogelijk om onze medewerkers in te zetten op dat onderdeel waar op dat moment extra handen nodig zijn. Hiermee is er sprake van een grote mate van flexibiliteit, effectiviteit en efficiency.
Heeft Intrum dingen (anders) gedaan om haar medewerkers veilig en gezond te houden?
Intrum heeft ieder advies van het RIVM direct opgevolgd. Toen het nog mogelijk was om op 1,5 meter afstand van elkaar te werken, heeft Intrum de inrichting van haar kantoor in Amsterdam hierop aangepast. Daarnaast heeft Intrum haar medewerkers vanaf het begin van de coronacrisis de ruimte gegeven om thuis te blijven werken indien dat gewenst was. Ook voordat het devies om thuis te werken van kracht werd. Ik vind het bijzonder dat Intrum hierin een voortrekkersrol heeft gepakt en de veiligheid van haar medewerkers boven alles heeft geplaatst. We merkten dat medewerkers dit heel prettig vonden en daardoor bereid waren om zich flexibel op te stellen en hun beste beentje voor te zetten.
Op welke wijze ondersteunen wij onze medewerkers in het thuiswerken?
We proberen onze betrokkenheid te uiten door bijvoorbeeld het sturen van kleine attenties. Eerder dit jaar hebben we een thuiswerkvergoeding uitgekeerd en hebben we op grond van ARBO-gerelateerde redenen headsets, verhogingen voor het bureau of de keukentafel en bureaustoelen voor de thuiswerkplek aangeboden. Op dit moment onderzoeken we wie van onze medewerkers gebaat zou zijn bij een groter computerscherm.
Hoe houdt Intrum grip op de motivatie en betrokkenheid van haar medewerkers?
Uit het in mei uitgevoerde medewerker-tevredenheid-onderzoek blijkt dat medewerkers heel tevreden zijn over de wijze waarop Intrum is omgegaan met de maatregelen ter voorkoming van de verspreiding van corona. We merken dat medewerkers betrokken zijn en graag hun steentje bijdragen om de gevolgen van corona voor Intrum zo klein mogelijk te houden. We weten dat het soms moeilijk is om gemotiveerd te blijven nu we al zo lang thuis moeten werken, maar hebben de indruk dat onze medewerkers zich inzetten om er het beste van te maken.
Hoe ziet Intrum eruit in de periode ná corona? Zal thuiswerken de standaard blijven?
Net als heel werkend Nederland verwacht ook Intrum dat gedeeltelijk thuiswerken aan de orde zal blijven. Het is de kunst om tot een mooi evenwicht te komen tussen het ontmoeten van collega’s op kantoor en het thuis in alle rust geconcentreerd je werkzaamheden kunnen verrichten.
Als je één tip zou mogen geven aan organisaties om te zorgen dat ze medewerkers in deze tijden blijven binden en kunnen behouden voor de organisatie, welke tip zou dat zijn?
Draag zorg voor je medewerkers en laat hen zien dat ze belangrijk zijn. Het zoeken van contact en het geven van persoonlijke aandacht is daarbij van groot belang.
